sri pudjiati komunikasi bisnis

 I.DASAR – DASAR KOMUNIKASI

• Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dgn harapan terjadinya pengaruh yg positif atau menimbulkan efek tertentu 
•  Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.

 Komunikasi bahkan telah dilakukan oleh manusia sejak ia blm mengetahui bhw apa yg dilakukannya 

 merupakan komunikasi.Misal bayi menangis ketika merasa haus.

Perkembangan komunikasi sejalan dengan  kemajuan suatu masyarakat. 

Ada lima komponen penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu :

1.    Pengirim pesan (sender atau komunikator)

Adalah sumber komunikasi

2.    Pesan yang dikirimkan (message)

Merupakan hal/materi yg ingin dikomunikasikan.

3.    Bagaimana pesan tersebut disampaikan (delivery channel atau media)

Merupakan pemilihan sarana atau saluran komunikasi yg berhubungan dengan kelima indra

manusia.jika ingin didengarkan oleh penerima pesan,maka dipilihlah sarana telpon.dll

d. Penerima pesan (receiver atau komunikan)

Adalah seseorang atau lembaga yang menjadi target dari pesan yg dikirim

4.   Umpan balik (feedback) atau effects :

     Merupakan tanggapan dari penerima pesan atas informasi yang diterimanya.Tanggapan atau umpan balikdisampaikan kepada pengirim sebagaimana kemampuan penerima pesan menginterprestasikan pesan 

      yang disampaikan.Adakalanya penerima pesan tidak dapat menterjemahkan pesan sebagaimana yang 

      diharapkan oleh pengirim pesan.

Bentuk-bentuk komunikasi:

1.       Komunikasi verbal :  adaah komunikasi dgn menggunakan symbol-simbol yg biasa digunakan dalam komunikasi verbal yaitu suara,tulisan atau gambar.sebab komunikasi verbal tidak hanya menyangkut komunikasi lisan saja tapi juga termasuk komunikasi  tertulis.

·      Tipe komuniasi verbal :

a.       Berbicara dan menulis

Komunikasi lisan atau berbicara merupakan jenis kounikasi dimana seseorang mengucapkan pesan untuk diterima oleh orang yang dituju.

Dengan komunikasi lisan,maka umpan balik akan lebih cepat diperoleh.Sementara kelemahan komunkasi lisan adalah tidak menghemat waktu dan kemungkinan terjadinya pergeseran topik pada saat komunikasi  berlangsung.

Pesan – pesan yang lebih penting dan komplek lebih tepat disampaikandengan menggunakan tulisan

b.      Mendengar dan membaca

Dalam proses komunikasi,seorang audience akan menangkap pesan denan mendengarkan apabila komunikator berbicara.Sedankan jika komunikator menulis,maka audienc akan menerima pesan dengan membaca

·      Komunikasi non verbal

Adalah kumpulan isyarat,gerak tubuh,intonasi suaa,dan sebagainya yg memunkinkan seseorang berkomunikasi tanpa menggunakan kata –kata.

Tipe komunkasi non verbal :

a.       Ekspresi wajah dan mata

b.      Gerakan tubuh dan posisi tubuh

c.       Karakteristik suara

d.      Penampilan

e.      Sentuhan

f.        Penggunaan waktu dan jarak

Komunikasi yang efektif  ditentukan oleh 3 unsurnya yaitu                                                                
A. Komunikator                                                                                                                                          
    Kredibilitas dan Daya tarik merupakan faktor yg mempengaruhi  efektifitas komunikasi

    - Kredibilitas komunikator dapat ditimbulkan oleh Kepercayaan pada keakhlian   komunikator . Misalnya Miranda Gultom akan mempunyai kredibilitas yg tinggi ketika menyampaikan analisis tingkat suku bunga.
    - Kredibilitas juga dapat muncul dari  status social.Seseoang yg mempunyai status sisal yg tinggi akan mempunyai kredibilitas yg lebih besar sehingga apa yg dikatakannya akan  lebih dipercaya dan lebih dapat mempengaruhi orang lain.
    - Seseorang yg mempunyai daya tarik akan disenangi dan dikagumi oleh komunikannya sehingga  
       komunikan akan menerima kepuasan dari usaha menyatakan dirinya dengan komunikator.      
       Misalnya Rano Karno yg menyarankan agar masyarakat memiliki kepedulian terhadap kesehatan
       lingkungan.
 B. Komunikan

Ditinjau dari unsure komunikan,Komunikasi akan efektif jika dalamdiri komunkan terdapat  kondisi

yaitu :                                                                                                                            

1. Komunikan dapat mengerti dengan benar pesan yg dikomunikasikan

      2. Pada saat komunikan mengambil keputusan,ia sadar  bahwa keputusannya itu sesuai dengan   

          tujuannya,dansesuai dengan kepentingan pribadinya.
3. Komunikan secara fisik dan mental mampu berfungsi menerima pesan.

C. Pesan

 Adalah materi atau bentuk fisik  dari ide yang disampaikan komunikator.

II.KOMUNIKASI DALAM BISNIS

Organisasi : Adalah suatu unit social yg dikordinasikan dengan sengaja ,terdiri dari dua orang atau

  lebih yg didirikan untuk jangka waktu yg lama.

Karakteristik Organisasi :

1.       Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab.

2.       Adanya pusat kekuasaan

Atasan sebagai pusat kekuasan mempunyai pean sebagai pemimpin,pengawas dan pendelegasi tugas semua unsure dalam organisasi.

3.    Adanya subtitusi SDM

     Menyangkut proses mutasi,promosi ,keluarnya masuknya SDM karena keluar,pensiun,meninggal,taupun pertambahan SDM baru

4.      Adanya Ketergantungan antar anggota Organisasi

      Organisasi terdiri dari subsistem subsistem yg saling berhubungan dan saling ketergantungan dalam aktivitas organisasi.Bag.pemasaran,produksi dll

5.      Adanya kordinasi antar komponen

      Kordinasi dalam organisasi dapa dilakuakan secara lisan,tertulis,dengan telepon ataupun dgn symbol – symbol lainyg diberikan kepada masing – masing departemn tau devisi agar semuanya berjalan kearah pencapaian tujuan.

6.       Adanya interaksi berulang ulang

      Interaksi yg hanya dilakukan sekali kemudian tidak dilakuakan lagi,maka organisasinya dikatakan macet.Sedangkan jika anggota organisasi  tdk terikat lagi dalam organisasi,maka organisasi tersebut dikataka bubar.Jadi komunikasi dalam organisasi berhubungan dengan kontinuitas dan permanen atau tidaknya sebuah organisasi.

Tipe Organisasi .Secara umum  dibedakan menjadi 4 :

a.       Organisasi bisnis : Bertujuan mencari keuntungan

b.      Organisasi nirlaba : Tidak berorientasi pada keuntungan.Keuntungan yg paling besar biasanya diperuntukan bagi klien.Sebab organisasi ini didirikan tidak semata mata untuk mencari keuntungan.Contoh LSM ,dll

c.       BUMN : Perusahaan yang sebagian besar atau seluruh modalnya dimiliki oleh pemerintah.Selain mencari keuntungan,pemerintah juga mendirikan perusahaan ini untuk melayani kepentingan umum

d.      Koperasi : adalah organisasi ekonomi rakyat yg berwatak sosial , beranggotakan orang orang atau badan- badan hokum dan berdasar atas asan kekeluargaan dan kegotongroyongan.

Komunikasi dalam bisnis

Pada dasarnya organisasi (dalam hal ini perusahaan) juga memerlukan komunikasi.

·         Komunikasi internal merupakan komunikasi antara orang orang didalam perusahaan

·         SedangkanKomunikasi dengan pihak diluar perusahaan seperti dengan pemasok,pesaing,pengecer,masyarakat dan pemerintah disebut komunikasi eksternal

III.KOMUNIKASI ANTAR BUDAYA

Globalisasi telah menjangkau hampir semua belahan dunia termasuk indonesia.Hal ini membuat hubungan ekonomi antar negara dengan berbagai latar belakang budayanya berkembang pesat.
DASAR DASAR KOMUNIKASI BISNIS ANTAR BUDAYA

• Stabilitas

Masy Jawa yg hidup dalam budaa yg relatif stabil akan lambat dalam menerima
dan mengirim informasi.sementara masy Jkt lebih cepat menerima dan
mengirimkonikasi krn hidup dlm budaya yg lebih dinamis

• Kompleksitas/macam macam perilaku

Di Amerika dan Jerman informasi disampaikan secara eksplisit melalui kata
kata.Tetapi di Jepang sebagian disampaikan secara implisit mis.dgn gerak tubuh
dan tekanan suara.
Komposisi:percampuran udaya yg menimbulkan karakter baru

• Penerimaan

Ada budaya yg terbuka terhadap kehadiran orang asing,tapi ada juga budaya yg
kurang terbuka /tertutup .Budaya mempengaruhi tingkat kepercayaan dan
keterbukaan komunikasi
MENGENALI PERBEDAAN BUDAYA
Suatu budaya memiliki ciri-ciri dan karakteristik yang berbeda dalam hal :

• Nilai Sosial(nilai/keyakinan dasar suatu masy akan mempengaruhi budaya komunikasi)
  

Orang Amerika akan berbicara secara efisien,terus terang.mereka menekankan
pada tujuan sehingga bekerja dgn efisien utk tujuan yg telah ditetapkan.Mereka
tidak akan sesuai jika bekerja dengan orang indonesia khususnya jawa yang
bekerja dengan pelan tapi selesai (alon-alon waton kelakon)

• Peran dan status

Peran= sejml perilaku yg diharapkan
Dijepang,perempuan kurang mendapat peran dalam dunia kerja.Sehingga orang
jepang umumnya kurang menghargai rekan kerja prpn
Status=posisi yg berhasil dicapai dalam tatanan masy.Status sosial
mempengaruhi budaya komunikasi

• Pengambilan keputusan

Di Ind,umumnya pengambilankeputusan dilakuakan oleh atasan.Bawahan
tinggal melaksanakan.

• Konsep Waktu

Di Ind,komunikasi pendahuluan dianggap penting shg makan waktu
panjang,baru menyampaikan ide.Hal ini dipandang krang efisien waktu oleh
orang barat yang menghargai waktu dan efisien

• Konsep jarak personal

Ada hubungan antara kedejaktan personal dengan efektifitas komunikasi

• Bahasa tubuh.mrpk salah satu penunjang efektifitas komunikasi.
• Konteks Budaya.Dapat menjadi paetundjuk fisik yang dipengaruhi oleh budaya masyarakat.

Mis: orang korea danTaiwan dalam komunikasi kurang memperhatikan apamyg
diucapkan,tetapi lebih ke petunjuk non verbal seperti raut muka,bhs tubuh
HAMBATAN BAHASA DALAM KOMUNIKASI

• Komunikasi tertulis.Biasanya disebabkan oleh perbedaan bahasa...Dpt diatasi dg bljr bhs asing

• komuikasi lisan.biasanya disebabkan oleh perbedaan bahasa dan cara pengucapan.Dpt diatasi dgn:latihan pangucapan

Ubah btk kalimat.misal:(jgn ulangi kalimat yg sama,gunakan kalimat sesedrhn mungkin,pemilihan kata kata yg akurat dan obyektif )
Rendah hati(gunakan ungkapan2 halus u menanyakan apakah komunikanmemahami apa yg diucapkan.) mis.:" Apakah Saya terlau Cepat?"
Membiarkan orang lain bicara

IV.TEKHNOLOGI KOMUNIKASI

Perkembangan tekhnilogi terutama komputer telah mempengaruhi tekhnik berkomunikasi.
Tekhnologi = alat/tekhnik yg dpt membantu pekerjaan manusia mjd lbh ringan
Tekhnologi dalam kominukasi:E-mail,interne,mesin fax,telepon dll
Waktu,biaya,sifat pesan ,tampilan pesan,mrpk bbrp unsur yg hrs dipertimbangkan dlm memilih tekhnologi yg akan dipilih utk berkomunikasi

TEKHNOLOGI DALAM KOMUNIKASI TERTULIS
A.Pilihan Tekhnolgi dalamTahap penyusunan

1. Word Processor.Mrpk software yg paling byk digunakan dan dipandang sbg komputerisasi mesin ketik.Memungkinkan bbrporang bekerja scr bersama sama dan saling berkirim pesan
   
2. Desktop Publishing.Mrpk software yg disusun utk menyusun pesan yg dpt dilengkapi dgn gambar,foto dan grafik

B.Tahap2 penyusunan dokumen cetak

1. Perencanaan

• menuliskan poin poin yg ingin disampaikan kpd audience secara sederhana.mis. melalui memo
• Dengan perencanaan seksama.Yaitu direncanakan scr cermatsiapa audience,apa isi pesan/ide pokok,bgmn kerangka pesan(outlining)akan dibuat

2. Penyusunan
    Prinsip dari tahap ini adl bgmn memasukkan tulisan kedlm dokumen.Biasanya dg keyboard,scanning,pen  
    beased computer,voice recognation system dll
3. Revisi/editing : untuk meneliti ada/tidak kesalahan mis.ttg besar kecilhuruf,spasi dll
4. Produksi.
    Komputer dlm berbagai program dpt membantu memproduksi dokumen cetak
5. Distribusi :

• Mail-Merge
• Mesin Fax .dll
  

TEKHNOLOGI KOMUNIKASI LISAN

1. Tekhnologi komunikasi lisan individual terdiri dari telepon,pager,voice mail
2. Tekhnologi komunikasi lisan kelompok.Terdiri dari

• Teleconference : bercakap bersaa lewat layar monitor
• Presentation Software : Penggunaan media overhead u sampaikan materi presentasi
• Group Decission Support sistem : Penghubungan sistem komputer masing masing individu shg dapat saling mengirim usul,solusi,pendapat

Kelebihan tekhnologi komunikasi

• mempermudah komunikasi,menurunkan biaya komunikasi

Kelemahan tekhnologi komunikasi

• Kurangnya hubungan antar individu
• Anonimitas
  

Diposkan oleh Sri Pudjiati di 18:28 0 komentar

V.PERENCANAAN PESAN BISNIS

Proses perencanaan pesan bisnis dilakukan melalui beberapa tahapan:
1.Perencanaan :
   Menentukan hal hal pokok dan mendasar dari pesan seperti maksud komunikasi,penerima pesan,ide
   pokok,saluran yg dimaksudkan
2.Pengorganisasian :
   Menuangkan pesan dalam bentuk lisan/tulisan.Dimuali dari penyusunan,kata,kalimat,paragrasf,ilustrasi,dan  
   keterangan yang dapat membantu mengekspresiakan ide pokok
3.Revisi :
   Pemeriksaan kembali apakah pesan yg disususn sdh mampu mengekspresikan ide pokok yg ingin
   disampaikan

JADI TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS ADALAH:
1.Memberi informasi
2.Persuasi/membujuk
3.Melakukan kolaborasi dengan audience

ANALISIS DAN CARA MENYSUN PROFIL AUDIENCE
a.Siapa audiencenya(berapa banyak,latar belakang pendidikan,dan status social akan menentukan pesan
   seperti apa yang akan dikirim
b.Informasi apa yang telah dimiliki audience
c.Seberapa banyak yg mereka butuhkan
d.Tekhnikinformasi apa yg mereka pakai
e.Apa/ bgmn sikap mereka terhadap pesan
f.Apa hubungan komunikator dengan audience
g.Tindakan apa yg diharapkan komunikator stlh menerima pesan

PENENTUAN IDE POKOK
1.Berdasar petunjuk atasan
2.Brain Storming : membiarkan pikira secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok.Hasil yg
   diperoleh biasanya lebih baru,variatif,inovatif dan orisinil
3.Kebiasaan.
   Misal : Jika Perusahaan menghadapi situasi yg sama /relative sama ,maka akandigunakan ide pokok tertentu
   seperti yg sdh biasa digunakan

PEMBATASAN CAKUPAN
Dilakukan agar pesan yg disampaikan lebih focus,akurat dan mengena pada sasaran.

PEMILIHAN MEDIA DAN SALURAN

Saluran Media

Lisan : Percakapan langsung,telepon,interview,pertemuan Seminar,workshop,pidato,program pelatihan,
           presentasi,
Tertulis : Surat,Memo, laporan,proposal
Elektronik : Fax,E-mail,Voice Mail,Teleconference,Video Conference dll

  VI.PENYUSUNAN  PESAN BISNIS 

Organisasi pesan yg baik adalah apabila semua elemen disatukan dalam suatu pola yg kohern (bertalian secara logis )

Urutan yg biasa digunakan  pada komunkasi lisan:
   1.  Urutan waktu
        Jika urutan kejadian/aktifitas merupakan inti dari tujuan
        Misalnya pada cerita sejarah,maka kronologis urutan waktu menjadi penting  
   2.  Urutan Ruang
       Jika pesan menekankan pada bentuk atau deskripsi fisik,komunikator dapat
       membantu    audience .Misalnya untuk menjelaskan power komputer,maka harus
       diterangkan  bentuknya seperti apa,letaknya dimana

    3. Urutan Logis
        Untuk mempresentaasikan  ide atauanalisis dari suatu masalah,maka harus dilakukan
        kaji ulang materi dan aspek aspek yang berhubungan dengan urutan logis mulai dari
        pembukaan,isi dan penutup/kesimpulan.

Urutan yang biasa digunakan pada komunikasi tulisan:Pembukaan ,isi,penutup

Manfaat organisasi pesan yang baik:

• membantu audience memahami pesan
• membantu audience menerima pesan
• menghemat waktu audience
• menyederhanakan tugas komunikator

 MEMFORMULASIKAN PESAN
 Setelah selesai membuat perencanaan pesan,selanjutnya dilakukan penyusunan pesan
 melalui 2 tahap.Yaitu:

1. Konsep/draf awal.Merupakan inti dari penyusunsan pesan
2. Gaya dan tekanan

• Gaya / style : cara seseorang menggunakan kata kata untuk mencapai suatu tekanan tertentu,misalnya  dengan penyusunan kalimat,penggunaan kata - kata dll

• Hubungan yang ingin dinyatakan dalam pesan :

        Untuk mencapai kesan atau hubungan  yang hangat tapi tetap dengan penekanan

        bisnis,dapat digunakan tips - tips sebagai berikut: 
        - jangan terlalu akrab / familiar
        - Gunakan humor secara cermat,berhati - hati
        - jangan merayu orang lain
        - jangan berkotbah / menceramahi
        - jangan membual
        - menjadi diri sendiri

• Penggunaan sikap : Komunikator harus selalu memusatkan perhatian pada audience
• Penekanan sikap positif  :                                                                                                            Hindari mencela atau menunjukan kesalahan orang lain.Tetaplah memberikan penekanan positif walaupun akan memberikan kritikan/pesan

• Penekanan kredibilitas :                                                                                                        Kredibilitas  harus selalu dijaga dimata audience sehingga pesan yang disampaikan akan dipercaya dan diterima.Jikakomunikator dan audience tidak saling kenal,maka kredibilitas komunikator dapat diperoleh dari pihak lain
• Bersikap santun :                                                                                                                      bersikap santun menunjukan komunikator punya perhatian besar terhadap keutuhan / perasaan audience, bahkan saat seseorang ditekan/ menerima perlakuan kasar.     
  

VII.REVISI  PESAN BISNIS

Tahap terakhir penulisan pesan bisnis ini diperlukan untuk memasikan bahwa pesan yang direncanakan disusun tidak terjadi kesalahan ,kekurangan,kelebihan / ketidak tepatan.
Tahap edit pesan :

1. Evaluasi isi dan organisasi pesan

        dilakukan dengan membaca seluruh pesan secara cepat/ sepintas sehingga diperoleh
        gambaran pesan secara menyeluruh .
   2.  Periksa ulang (review) gaya dan keterbacaan
        Yang perlu dlakukan pada tahap evaluasi adalah menanyakanan pada diri sendiri
        apakah tekanan / intonasi  yang tepat dalam menyampaikan pesan sudah  tercapai
        Perlu juga mencari kemungkinan - kemungkinan untuk membuat pesan menjadi lebih
        menarik dengan pemilihan kata - kata dan frase -frase(kumpulan kata)

Membuat kalimat yang efektif 
( kalimat yang dengan sadar disusun untuk mencapai daya informasi yang cepat dan baik)

• Contoh alimat sederhana yang efektif

        " Saya belajar Komunikasi Bisnis "

• Contoh kalimat majemuk yang efektif

        " Saya belajar Komunikasi Bisnis,Teman Saya belajar Manajemen SDM "

• Contoh kalimat kompleks yang efektif

        " Meskipun manajer dapat melihat laba prsh dengan cepat, namun ia harus melihat
          komponen laba secara rinci "

MEMPRODUKSI PESAN

1. Mendisain elemen

        Penting dilakukan untuk memberikan visualisasi yang lebih menarik dan dipahami.
        Misal dengan pengaturan space,headings,cetak tebal,garis tepi,dll

   

Diposkan oleh Sri Pudjiati di 05:59 0 komentar