PESAN BISNIS LANGSUNG DAN TAK LANGSUNG

BAB VIII.PERMINTAAN LANGSUNG

(DIRECT REQUEST)

Pesan langsung dapat menghemat waktu.Jelas,ringkas,dan biasanya mudah untuk mendapatkan tindakanyg dikehendaki.

Pesan langsung dapat diterpakan pada komunikas lsan.Tapi lebih mengena  apabila disampaikan  dalam bentuk memo.

Hal hal mendasar pada penulisan memo :

1.       dimulai dengan menyampaikan ide utama atau pokok pokok pikiran  yang akan disampaikan dengan menggunakan pemilihan  kata yang cermat.                                                                                                                      Misal : Permintaan yg bentuknya pertnyaan gunakan tanda Tanya (?) pd akhir perminaan untuk menunjukkan  pertanyaan itu butuh jawaban.

2.       keterangan.diberikan secukupnya untuk melengkapi pokok pikiran yg biasanya berupa : pembenaran,penjelasan,rincian

3.       Penutup.Terdiri dari 3 macam :  1. Godwill (ungkapan niat  baik)                                                                                                                                                    2. informasi

 3.Persepsi ( permintaan akan tanggapan )

·         Permintaan langsung terdiri dari :

a.    Permintaan untuk internal ( biasanya btknya memo )

b.   Permintaan untuk eksternal ( biasanya berbtk :pesanan/order,klaim/aduan,kredit, undangan)

BAB IX.PERMINTAAN TIDAK LANGSUNG ; PESAN PERSUASIF

JENIS- JENIS PESAN TIDAK LANGSUNG :

1.    Godwill : ucapan  dengan tujuan menunukkan itikad baik dalam membina hubungan baik dan kekeluargaan

Aspek yg harus diperhatikan : perhatian ,kejujuran, kebenaran                                                                       Jenis goodwill : ucapan selamat (congratulaton), penghargaan,ucapan dukacita(condolence ) ,salam (greting )

2.    Pesan Buruk (Bad News) : upaya untuk menolak suatu permintaan secara hati – hati agar tidak menyinggung  perasaaan penerimanya.                                                                                                   
       Contoh : Permintaan penggantian produk ,pengembalian pesanan

3.    Pesan Persuasif : Pesan untuk mengubah pendapat,sikap,kepercayaan, atau perilaku individu / organisasi.                                                                                                                                                             
      Biasanya  disusun dengan struktur  AIDA                :                                                                     

Attention / perhatian : untuk  menarik perhaian audience, bagian pertama haus menunjukkan bahwa ide pokok pesan  tersebut bermanfaat/ menarik   

Interest ( minat ) : komunikator harus mampu mnggambarkan apa relevansi ide pokok dengan audience sehinggaembangkitkan minat audience                                              

Desire ( keinginan) : mendukung audience  agar mesara membutuhkan / mau mengambil tindakan seperti yg diinginkan komunikator                                                             

Action ( tindakan ) : mendesak audience untuk merespon pesan     

JENIS  - JENIS PESAN PERSUASIF :

1.    Untuk tindakan

·         Disusun untuk permohonan dana,kemurahan/kebaikan hati,informaasi dan kerjasama.

·         Dibedakan menjadi : 1. Untuk internal perusahaan
                                                  2. Untuk eksternal perusahaan

2.    Untuk klaim dan penyesuaian

3.    Pesan persuasive untuk penjualan

Disusun  dengan pendekatan AIDA

A  : dimulai denganungkapan bernada akrab kepada konsumen untuk menunjukkan  bahwa

       sikap perusahaan tidak bertentangan dengan sikap konsumen

I   :  Membangkitkan minat konsumen dengan menawarkan hal paling menarik dan manfaat

       dari barang / jasa yg ditawarkan

D  : mempengauhi konsumen agar tertarik kepada barang / jasa yg ditawarkan dengan bukti

       –  bukti yang relevan

A  :  Ajakan agar konsumen melakukan suatu tindakan tertentu,yaitu pembelian .

BAB X.PENULISAN LAMARAN PEKERJAAN DAN DRH

PENULISAN LAMARAN PEKERJAN

I.Pertimbangan karir

 Ada 3 Hal mendasar yg harus dilakukan secara ahti – hati dan cermat sebelum  melamar pekerjaan :

1. Merencanakan perusahaan / tempat kerja yang akan dimasuki

2. Analisa potensi diri dan apa yg diinginkan dari perusahaan tersebut

3. Identifikasi lembaga / perusahaan mana yang kira kira bersedia menerima sebagai

           karyawan / pekerja.

2. Analisa potensi diri

·      Mencakup apa yang dapat ditawarkan kepada perusahaan.

·      Terdiri dari 3 faktor :

1.       Ketrampilan fungsional / ketrampilan dalam bidang tertentu yang spesifik

Misal : kepemimpinan,kemampuan berbicara,penguasaan terhadap bahasa asing tertentu,mampu mengoperasikan program komputertertentu dll

2.       Pendidikan formal dan pengalaman

Bermanfaat untuk menunjukkan pekerjaan seperti apa yang sesuai dengan pendidikan dan pengalaman yang dimiliki calon karyawan

3.       Sifat – sifat personal/personal trat

Tiap – tiap individu perlu memahami sifat – sifat dan personal yang dimilikinya ( agresif,introfet,ekstrofet,mudah bergaul,ramah,dll) untuk menyesuaikan diri apakah sifat – sifat personal tersebut sesuai dengan pekerjaan yang diinginkan.

Analisa apa keinginan calon

·      Memfokuskan diri pada apa yang diinginkan si calon karyawan menyangkut pekerjaan seperti apa,prestasi diri dan lingkungan kerja yang diinginkan

·      Terdiri dari 3 faktor :

1.       Isi pekerjaan

Berkaitan dengan penentuan apa yang ingin dilakukan karyawan pada tiap hari kerjanya.

Cara mengetahui isi pekerjaan dapat dilakukan dengan cara bertanya pada orang yang bekerja pada bidang tersebut,melakukan pengamatan,ataupun membaca buku

2.       Prestasi diri

Menyangkut :

·         Uang / gaji yang diperoleh ,maupun kesempatan untuk maju / karier dikemudian hari,serta menentukan kisaran / range gaji awal.

·         Jalur karier yang diininkan.Misal dimulai dengan menentukan dari bidang apa seseorang akan memulai karier, serta target – target kenaikan jenjang yg harus dicapai.

Misal : untuk menjadi manajer, seseorang harus memulai karier dari bidang pemasaran.

3.       Lingkungan kerja

Menyangkut :

a.       Skala perusahaan : Tentukanakan bekerja pada perusahaan berskalabesar atau kecil

b.      Orientasi organisasi : Ingin bekerja pada lembaga pendidikan,Biro Pemerintah,Kantor penerbitan dll

c.       Jam kerja : ingin bekerja pada tenggang waktu kerja tertentu( mis.08.00-17.00 WIB) atau ingin bekerja pada jam kerja yg fleksibel

d.      Lokasi : Ingin bekerja dikota besar,pinggiran kota, atau kota kecil

Mencari kesempatan kerja  :

1.    Sumber informasi lowongan kerja : Koran ,intenet,informasi kampus

2.    Sumber penawaran tenaga kerja : Biro penempatan tenaga kerja dll.

Penulisan lamaran pekerjaan :

Surat lamaran kerja harus merupakan iklan/promosi diri yang harus dibuat dengan cermat supaya dapat mendorong minat pembaca dikesempatan awal .

Harus mengandung rasa percaya diri,sehingga si calon merasa yakin bahwa ia memang layak untuk ditarik

Surat lamaran pekerjaan terdiri dari 2 macam :

1.    Solicitet Letter : Dibuat berdasarkan informasi lowongan kerja

2.    Unsolicitet Letter : tidak dibuat berdasarkan informasi lowongan kerja

Secara umum terdiri dari 3 bagian :

1.    Paragraf pembuka

Harus memuat 2 hak pokok

·         Menarik perhatian.

Dapat dilakukan dengan memuat:

1.       Kualifikasi/ketrampilan

2.       Menyebut sumber informasi/menyebut nama orang ( jika informasi lowongan kerja diperleh dari seseorang diperusahaan /seseorang yang dikenal perusahaan)

3.       Penjelasan : Menunjukkan kualifikasi yang sesuai dengan jabatan /persyaratan jabatan

·         Alasan penulisan lamaran kerja

Cth : dengan telah mengikuti pelatihan pemasana pada Depnaker,Saya melamar sebagai tenaga pemasaran.dll

Atau dapat juga dicantumkan pada hal/perihal surat.

Cth :  Hal              : Lamaran Sebagai Marketing

2.    Bagian Isi

Menjelaskan bagaimana kualifikasi yang dimiliki calon sesuai pekerjaan yang diinginkan.misalnya : pendidikan,pengalaman bekerja,sifat sifat personal (misal : teliti,berjiwa besar,dll),gaji yang diinginkan

3.    Paragraf Penutup

Berisi harapan tindakan dari perusahaan ,yaitu proses seleksi lebih lanjut

PENULISAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP/DRH RESUME/CURICULLUM VITAE

·   Adalah ringkasan yang terstruktur dan tertulis berisi pendidikan,latar belakang dan kualifikasi jabatan.

·   Juga merupakan bentuk promosi calon karyawan yang didesain untuk memmabntu calon agar diwawancarai oleh perusahaan

Ciri – ciri Daftar  Riwayat Hidup:

1.    Rapi

2.   Sederhana .baik dalam penggunaan kata – kata,kalimat,serta format penulisan.

Hindari istilah – istilah yang tidak lazim,kata- kata yang punya arti ganda,dll

3.   Akurat : Informasi yang dicantumkan harus benar adanya

4.   Jujur ( honesty)

Dalam menyusun isi surat lamaran kerja,cantumkan :

1.    Informasi penting berupa : informasi kontak, pendidikan dan latihan,pengalaman kerja

2.    Informasi pilihan : dipilih beberapa informasi yang dapat mendukung untuk menekankan kualifikasi

Misal : penghargaan,pengalaman Organisasi,prestasi – prestasi ,dll

3.    Informasi yang mendatangkan

Informasi khusus tidak selalu harus dicantumkan pada lamaran kerja kecuali pada bidang kerja tertentu seperti informasi tinggi badan untuk calon peragawati/TNI

3 Macam cara Penulisan DRH :

1.    DRH kronologis

Aktifitas – aktifitas , pencapaian – pencapaian/prestasi seseorang disusun berdasarkan urutan waktu dari yang terkini sampai yang terdahulu.

2.    DRH fungsional

Memfokuskan pada ketrampilan dan kompetensi CAlon dalam bidang kerja tertentu,serta manfaat kompetensi tiu bagi perusahaan.

3.    DRH Sasaran

Memfokuskan pada apayang dapat dilakukan calon pada pekerjaan yang dilamarnya

Misal : Menulis daftar kemampuan yang relevan dengan pekerjaan

BAB XI.WAWANCARA KERJA

(Tahap lanjut dari penulisan lamaran dan daftar riwayat hidup)

Ada 2 macam cara penarikan/rekruitmen karyawan :

                 I.                        Proses Penarikan Karyawan Sederhana ,yang biasanya dilakukan dalam 3 tahapan :

·         Wawancara Pendahuluan

·         Pemeriksaan Referensi

·         Tes Psikologi / tes tertulis

               II.   Proses Penarikan Karyawan Lengkap

·         Wawancara Pendahuluan

·         Pengisian Formulir / blangko lamaran

·         Pemeriksaan Referensi

·         Tes Psikologi / tes tertulis

·         Wawancara Komite / paralel

·         Persetujuan Atasan Langsung

Keterangan:

·         Wawancara Pendahuluan

-      Biasanya mengenai pemenuhan persyaratan seperti prestasi sekolah(Nilai IP),usia,ketrampilan tertentu

-      Pertanyaan  pertanyaan yang diajukan biasanya tidak mendalam dan berupa rasa percaya diri,inisiatif,ekspresi wajah,kemampuan komunikasipertanyaan yang standar,serta diajukan pertanyaan yang sama bagi semua calon.

-      Tujuannya untuk menggali apakah calon punya Aspek kepribadian yang sesuai kebutuhan sehingga akan diprediksi apakah calon mampu menduduki Jabatan / pekerjaan yang ditawarkan .

-      Yang harus dipersiapkan : penampilan fisik,sopan santun,,cara berbicara, sopan santun,ekspresi wajah,kemampuan komunikasi

·         Wawancara Komite / parallel

-      Pelamar akan menghadapi lebih dari 1 pewawancaa baik secara beruntun / sekaligus.

-      Pelamar harus mampu menunjukkan kemampuan, pengalaman yang berhubungan dan minatnya  dengan pekerjaan yang ditawarkan, mendengarkan pertanyaan maupun komentar dengan sungguh – sungguh, karena tim pewawancara akan menggali jawaban,tindakan dan sikap calon apakah sesusai dengan pekerjaan yang ditawarkan/tidak.

Tipe/ jenis wawancara :

1.       Wawancara terarah / terencana

-            Pertanyaan – pertanyaanya sudah direncanakan,dan tidak boleh berkembang

2.       Wawancara terbuka

-      Pewawancara akan diberi keleluasan untuk menggali informasi yang diinginkan

-      Pewawancara biasanya sudah berpengalaman

-      Bisa dilakuakan dengan pertanyaan – pertanyaan,atau dalam bentuk simulasi abik individu / kelompok

-      Pertanyaan – pertanyaan yang diajukan biasanya sulit.

3.       Wawancara menekan

-      Didesain untuk melihat bagaimana Calon mengatasi situasi yang penuh tekanan.Misalnya dengan pertanyaan yang berbelit belit,susah dipahami,ditanyakan dengan nada yang tidak ramah,didiamkan untuk jangka waktu yang lama,diritik ttg penampilan,diberi pertanyaan yang menyinggung perasaan/ merasa tidak enak.

-      Calon harus mampu bersikap tenang ,tidak emosional dan tetap realistis

Tindak lanjut dari wawancara

• Jika diakhir wawancara pewawancara tidak memberitaukan kapan pengumuman akan diberikan,maka calon harus menanyakan kepada pewawancara/ kebagian personalia.
• DAlam proses menunggu,calon tidak harus berdiam diri tp dapat menghubungi pewawancara / bagian personalia.
• Tindak lanjut wawancara dapat terdiri dari : ucapan terimakasih, menunggu, permohonan perpanjangan waktu,surat penerimaan,surat penolakan, dan surat pengunduran diri ( dari pihak si pelamar)