BAB XII.PENULISAN LAPORAN DAN PROPOSAL
• Laporan bisnis : merupakan dokumen yg obyektif dan faktual yg disediakan untuk tujuan bisnis tertentu.
Misalnya sebelum suatu Bank memutuskan akan membuka cabang baru,maka pejabat Bank perlu mengetahui apaka cabang baru itu layak atau tidak.
• Proposal merupakan tulisan yang berisi rencana untuk melakukan suatu kegiatan tertentu
• Macam – macam laporan dan proposal bisnis berdasarkan pemanfaatannya :
1. Laporan pengawasan dan pengendalian operasi :
Manfaatnya : sebagai sumber informasi bagi manajer untuk mengetahui apa yg ada didalam departmen / bagian yang menjadi kewenangannya.
Laporan pengawasan dan pengendalian operasi: perencanaan,laporan opeasi,dan laporan aktivitas
individu.
2. Laporan Implementasi kebijakan dan prosedur:
Manfaatnya : Untuk membantu menyampaikan kebijakan dan prosedur perusahaan kepada karyawannya.
3. Laporan Komplying dengan Peraturan Pemerintah:
Manfaatnya : disusun sebagai tanggapan terhadap sebagian atau keseluruhan kebijakan Pemerintah..
Misal : Persahaan yang mengajukan restitusi (pengurangan) pajak ke kantor Pelayanan Pajak,karena
menganggap bahwa pajak yang dikenakan kepadanya terlalu memberatkan.
4. Laporan Dokumentasi Pekerjaan klien:
Dibedakan menjadi 2 :
a. Laporan proses pelaksanaan : melaporkan kepada klien pekerjaan yang dilakukan sampai dimana
pada saat itu.Misal :Proyek pembangunan jalan tol.Kontraktor akan membuat laporan proses
pelaksanaan setiap bulan atau berapa biaya yg dikeluarkan dalam jangka waktu (termin) tersebut.
b. Laporan Akhir : laporan yang melaporkan hasil yang telah dikerjakan pada akhir suatu proyek.
5. Laporan sebagai dasar pengambilan keputusan:
Manfaatnya :Sebagai dasar bagi manajer dalam mengambil suatu keputusan dan kebijakan
perusahaan.Misal : sebagai bahan mengambil keputusan akan membuka cabang baru atau tidak.
6. Proposal Bisnis Baru dan proposal mendapatkan dana:
Dibedakan menjadi 2 :
a. Solicited Proposal : merupakan proposal yang diajukan pada pihak luar dimana pihakluar
mengumumkan atau memberitahukan bahwa dirinya membutuhkan produk,rencana , atau proyek
tertentu.Biasanya menggambarkan perusahaannya lebih baik dari perusahaan lain pesaingnya dalam
melakukan pekerjaan,atau bahwa produk perusahaan lebih unggul dari pesaing.
b. UnSolicited Proposal : merupakan kebalikannya,proposal diajukan pada pihak luar tanpa pihak luar
mengumumkan atau memberitahukan bahwa dirinya membutuhkan produk,rencana , atau proyek
tertentu
BAB XIII.VISUAL AID
Komunikator yang baik akan mengetahui bahwa beberapa informasi akan lebih mengena dan efektif apabila dikmunikasikan secara visual dengan memberikan tabel, grafik, bagan,diagram atau gambar yang dibutuhkan.Visual aid atau peraga dalam bentuk table,grafik,gambar,diagram/bagan,peta(map) dan foto sangat membantu pelaku bisnis dalam menyampaikan pesan agar lebih jelas dan mudah diterima.
1. Tabel : yaitu suatu pengaturan yang rapi dari fakta – fakta,gambar – gambar,dan nilai – nlai dalambentuk
baris adan kolom.
Contoh Tabel angka:
Nama produk Penjualan unit Harga penjualan
Almari 20 Rp.500.000,-
Meja 34 Rp.250.000,-
2. Diagram : adalah suatu diagram yang terdiri dari titik – titik yang menghubungkan dan menunjukkan
hubungan yang logis dan teratur dari kejadian kejadian.
3. Bagan garis dan bagan permukaan
• Flow chart : menggambarkan urutan tahap- tahap dari suatu proses, biasanya dengan menggunakan anak
panah,untukmenggambarkan arah dan pergerakandari proses tersebut
• Milestone chart : mengidentifikasikan tahapan suatu proyek,menggaris bawahi hal- hal yang pentin,serta
waktu yang diperlukan untuk masing – masing tahap.misal pembuatan pabrik,proses penelitian,dll
4. Gambar : Dibuat dengan tujuan menarik perhatian,memperkuat tema,atau untukmelengkapi presentasi
lisan.Dapat dibuat dengan manual maupun dengan computer
5. Peta/map : dapat berupa peta bumi maupun peta yang lain seperti peta popilasi penduduk,peta lokasi perusahaan dll
6. Foto : digunakan biasanya untuk memberikan gambaran riil suatu keadaan atau mengenalkan
seseorang,misalnya manajernya.
Penggunaan computer grafis :
Penggunaan komputer grafis akan mempermudah ,mempercepat ,memperindah dalam pembuatan visual
aid yg menarik.
Program yg biasa digunakan :
• Harvard grahic : untuk mempersiapkan slide,bagan atau tabel
• Drawwing program freehand Machintos : yang dapat digunakan untukmenggambar bebas
• MacPAint : untukmembantu mengubah gambar yang ada
• MS Exell : untuk membantu mengitung ,mengurutkan dan menampilkannya kedalam bentuk grafik.
BAB XIV.KOMUNIKASI LISAN :
BERBICARA DAN MENYIMAK
Secara garis besar,komunikasi terdiri dari dua aspek yaitu berbicara dan menyimak.
BERBICARA
· Adalah penyampaian informasi yang dilakukan secara lisan melalui pengucapan kata kata .
· Faktor faktor yang mempengaruhi kelancaran berbicara:
1. Pengetahuan
Apabila seseorang mempunyai pengetahuan yang luas,maka ia memiliki prbendaharaan kata dan memahamihubungan diantara fenomena – fenomena yang lebih banyak.
Orang dengan intelegensia tinggiakan mampu mempunyai perbendaharaan kata dan hubungan antara fenomena dengan lebih cepat dan akurat.
3. Kepribadian
Kepribadian atau pembawaan mempengaruhi kemampuan seseorang berbicara.Misal orang pemalu dan kurang pergaulan biasanya akan sulit untuk berbicara dihadapan orang banyak,karena kurangnya rasa percaya diri.
4. Pengalaman
Pengalaman akan suatu hal dapaat diperoleh krena seseorang melakukan hal tersebut.Kemampuan berbicara diperoleh karena seseorang biasa melakukan pembicaraan.
Pengalaman ini menyebabkan seseorang terbiasa dalam menghadapi segala sesuatu pada saat ia berbicara.Misal audience yang tidak memperhatikan,atau tidak sepaham denganapa yang disampaikan , dan dalam menghadapi pertanyaan – pertanyaan.
5. Biologis
Masalah biologis berhubungan dengan alat - alat bicara dari orang tersebut.Misal rahang bibir,gigi dan lidah.Kelainan pada faktor ini kadang membuat orang menghadapi masalah dalam berbicara.Misal karena kata- kata yang keluar tidak jelas,gagap,atau bahkan menyebabkan orang tersebut menjadi malu.
MENYIMAK
Dalam komunikasi secara umum orang lebih menekankan pada ketrampilan berbicara.Mereka berusaha memperbaiki diri hingga mampu berbicara dengan lebih baik,apakah dalam konteks berbicara antar pribadi,dalam kelompok kecil,maupun dihadapan massa.Sehingga ia menjadi orang yang trampil berbicara,tetapi kurang baik dalam menyimak,ditunjukkan dengan pada saat orang lain bebricara,ia tidak menunjukkan sikap yang baik,berbicara sendiri,atau bahkan terlalu tergesa – gesa untuk memotong atau mengajukan pertanyaan.
Menyimak adalah kegiatan yang bersifat fisikal dimana seseorang menerima, memperhatikan, serta memahami suara.
Tahap- tahap dalam menyimak :
1. Mendengarkan (hearing)
Didefinisikan sebagai aktifitas fisikdimanaseseorang menerima suara melalui pendengaran.Tetapi untukmendengar ,orang tidak perlu menyimak.
2. Memperhatikan(attention)
Adalah perhatian yang selektif terhadap frangsangan tertentu
Perasaan orang secara terus menerus dibombardir dengan berbagai stimulasi / rangsangan yang berasal dari luar.Misal saat orang berada di mall,maka lingkungan akan memberi stimuli seperti musikdari cuonter,barang – barang yang bertonjolan untuk menarik konsumen.
3. Memahami(Understanding)
Adalah proses member makna pada pesan yang dikirimkan dalam simbul simbul yang dilihat atau didengarkan
4. Mengingat(remembering)
Yakni meletakkan pesan yang telah diterima dan diinterprestasikan kedalam ingatan,lalu menghubungkannya dengan pesan lain yang sudah lebih dulu mengendap dalam ingatan sehingga membentuk serangkaian ingatan baru.Apabila nantidibutuhkan,nanti akan dikeluarkan lagi dari ningatan.
5. Mengevaluasi
Pada tahap ini,pesan yang disampaikan akan diukur bukti – buktinya dan dibedakan mana fakta,mana opini,dan menentukan apakah pesan itu mengandung bias atau tidak.
6. Menanggapi(responding)
Adalah proses menanggapi terhadap pembicara ataupesan yang disampaikan dengan memberikan umpan balik.
Menyimak secara aktif adalah :
Proses menyimak dimana listener mempunyai keterlibatan yang tinggi dan memberikan umpan balik yang jelas.Penyimak yang terlibat akan mendengarkan,memperhatikan,memahami,mengingat dan mengevaluasi.
Menyimak secara pasif adalah :
Proses menyimak dimana penyimak mempunyai keterlibatan yang rendah dan tidakmemberikan umpan balik atau memberikan umpan balik tetapi tidak cukup misalnya diam saja atau terseyum.
Manfaat menyimak dalam dunia bisnis :
1. Memecahkan konflik
Adanya persaingan dalam perusahaan karena perbedaan tujuan dan nilai yang dianut dapat menimbulkan konflik.Namun konflik tidak selalu jelek karena dapat menimbulkan kreatifitas asalkan dalam penyelesaiannya memuaskan semua pihak/win win solution.
2. Menanggulangi perlawanan
SAlah satu cara mnyelesaikan konflik / masalah adalah dengan mempengarhi orang lain agar mau menerima ide/pendapat kita.Jika menghadapi perlawanan dari orang lain,usahakan tetap tenang .
3. Mengadakan negoisasi
Adalah menggunakan ketrampilan komunikasi dan tawar menawar untukmengatasi konflik dan mencapai hasil yang memuaskan bersama.
BAB XIV.KOMUNIKASI LISAN :
KOMUNIKASI DALAM KELOMPOK KECIL DAN RAPAT
DINAMIKA KELOMPOK
Adalah interaksi yang erjadi dimana orang orang yang ada didalam kelompok tersebut.
RAPAT
Adalah berkumpulnya orang – orang yang dating secara bersama - sama untuk melaksnakan bisnis perusahaan .
BAB XIV.KOMUNIKASI LISAN :
PRESENTASI
Adalah kegiatan mengkomunikasikan suatu topic tertentudengan maksud yang tertentu pula
(memberikan informasi,untukmempengaruhi situasi dan memaksa atau memberikan instruksi).
MENYUSUN FORMAT PRESENTASI
A. Bagian pembukaan
Berisi tujuan mendapatkan perhatian audience,membangun kepercayaan diri,dan mempersiapkan audience untuk menerima materi presentasi
B. Bagian Isiakan per
Sering disebut juga sebagai bagian batang tubuh.
Berisi semua latar kesimpulan belakang,pokok pikiran,alas an – alas an,dan Bagian isi
C. Bagian penutup
Biasanya berisi : ringkasan dan mengulang pokok pikiran menggar is bawahi tahap selanjutnya, dan menutup dengan pesan positip
D. Bagian / sesi Tanya jawab
Kika memasuki tahap ini,maka penyaji presentasi harus sudah memperkirakan pertanyaan – pertanyaan yang akan diajukan audience.Karena sifatnya perkiraan, maka dpat terjadi apa yang dipertanyakan tidak persis seperti yang diperkirakan. leh karena itu pembicara perlu mengembangkan berbagai kemungkinan pertanyaan yang berhubungan dengan masalah ketidak jelasan ,ketidaksetujuan,atau keragu-raguan audiens terhadap materi presentasi.Juga harus dapat mengorganisir pengalokasian waktu yang akan dipakai pada session ini.
